ERP und oder CRM?

In vielen Unternehmen ist das ERP-System das zentrale Rückgrat der Geschäftsprozesse. Es integriert verschiedene Funktionen wie Finanzbuchhaltung, Lagerverwaltung und Produktion und enthält häufig auch ein CRM-Modul zur Verwaltung von Kundenstammdaten. Doch trotz der Integration eines CRMs in diese umfassenden ERP-Lösungen zeigen sich in der Praxis oft erhebliche Defizite: Das CRM im ERP bleibt meist statisch und bietet nur grundlegende Funktionen. Dies führt dazu, dass viele Unternehmen ihre Kundenbeziehungen noch immer in Excel-Tabellen oder simplen Finanzprogrammen verwalten, was ungenutztes Potenzial bedeutet.

Die Frage, die sich viele Unternehmen stellen, lautet: Warum sollte man ein externes CRM wie HubSpot verwenden, wenn doch das ERP-System bereits über ein CRM-Modul verfügt? Die Antwort darauf ist einfach: HubSpot bietet weit mehr als ein herkömmliches CRM und kann durch nahtlose Integration mit dem bestehenden ERP-System einen signifikanten Mehrwert bieten.

Wofür ein ERP-System gedacht ist:

• Zentrale Datenverwaltung: Alle Unternehmensdaten wie Bestellungen, Lagerbestände, Rechnungen und Finanzinformationen werden zentral verwaltet. Dies fördert Transparenz und ermöglicht, dass verschiedene Abteilungen mit denselben Daten arbeiten.
• Automatisierung von Geschäftsprozessen: Ein ERP automatisiert viele administrative und operative Prozesse, wie zum Beispiel die Bestellabwicklung, Produktionsplanung und Buchhaltung, um den Workflow zu optimieren und Fehler zu minimieren.
• Verbesserte Ressourcennutzung: Durch die Optimierung von Ressourcen wie Rohstoffen, Mitarbeitern und Finanzen können Unternehmen effizienter arbeiten und Kosten senken.
• Berichterstattung und Analysen: ERP-Systeme bieten umfangreiche Reporting- und Analysetools, um wichtige Geschäftskennzahlen wie Umsatz, Kosten und Lagerbestände in Echtzeit zu überwachen.

Die Schwierigkeiten bei ERP-Systemen:

Trotz der Vorteile, die ein ERP-System bietet, gibt es auch Herausforderungen, insbesondere im Zusammenhang mit der Verwaltung von Kundenbeziehungen. Hier einige der häufigsten Schwierigkeiten:

• Komplexität und Unflexibilität: ERP-Systeme sind oft sehr komplex und modular aufgebaut, was die Implementierung und Wartung schwierig und zeitaufwändig machen kann (sogenannte Tanker). Die Anpassung an spezifische Unternehmensanforderungen erfordert häufig externe Unterstützung und maßgeschneiderte Anpassungen, was ein wesentlicher Kostenfaktor ist. Zudem reagieren viele ERP-Systeme nur langsam auf Veränderungen und bieten wenig Flexibilität, wenn es darum geht, agile oder sich schnell verändernde Geschäftsfelder wie Vertrieb und Marketing zu unterstützen.
• Fokus auf Transaktionen, nicht auf Beziehungen: ERP-Systeme sind darauf ausgelegt, transaktionale Daten zu verwalten, wie Bestellungen, Rechnungen und Lieferungen. Das integrierte CRM in einem ERP beschränkt sich oft auf die Verwaltung von Kundenstammdaten, wie Kontaktinformationen und Bestellhistorien, ohne tiefere Einblicke in die Kundenbeziehung selbst zu bieten. Es fehlen Tools zur dynamischen Interaktion mit Kunden, wie sie ein modernes CRM-System wie HubSpot bietet.
• Mangelnde Benutzerfreundlichkeit: ERP-Systeme sind häufig weniger intuitiv und erfordern eine intensive Schulung der Mitarbeiter, um alle Funktionen effektiv nutzen zu können. Vertriebsteams und Marketingabteilungen, die schnell und agil arbeiten müssen, finden sich oft in einer starren Umgebung wieder, die sie bremst, anstatt ihre Arbeit zu erleichtern.
• Langsame Anpassungsfähigkeit an neue Geschäftsanforderungen: ERP-Systeme sind in erster Linie für operative und administrative Prozesse konzipiert. Wenn sich der Fokus auf Kundenbeziehungen oder neue Vertriebsstrategien verschiebt, kann es schwierig und aufwändig sein, das ERP entsprechend anzupassen.

Dynamisches CRM – Die Antwort auf die Kundenorientierung

Im Gegensatz zu einem ERP-System, das hauptsächlich darauf ausgelegt ist, interne Geschäftsprozesse zu unterstützen, ist ein dynamisches CRM-System wie HubSpot speziell für die Pflege von Kundenbeziehungen und das Management von Vertriebsprozessen optimiert. Es geht weit über die statische Verwaltung von Kundendaten hinaus und bietet eine Reihe dynamischer Funktionen:

• 360-Grad-Sicht auf den Kunden: Ein dynamisches CRM wie HubSpot ermöglicht es, alle Interaktionen und Berührungspunkte mit einem Kunden zentral zu verfolgen – von der ersten Marketing-Kampagne über die Verkaufsprozesse bis hin zu Kundenservice-Anfragen. Dadurch erhalten Unternehmen tiefere Einblicke in das Kundenverhalten und können gezielter Lösungen und Angebote aufzeigen.
• Automatisierung von Vertrieb und Marketing: HubSpot bietet fortschrittliche Tools zur Automatisierung von Marketing- und Vertriebsprozessen. So können Marketing-Teams gezielte Kampagnen automatisiert ablaufen lassen, während Vertriebsmitarbeiter Leads effizient verfolgen und Verkaufschancen priorisieren können. Diese Automatisierungen reduzieren den manuellen Aufwand und verbessern die Effizienz.
• Personalisierung und Interaktivität: Durch die Integration von Echtzeitdaten und Analysetools können Unternehmen personalisierte Kampagnen und Angebote erstellen, die auf den individuellen Bedürfnissen ihrer Kunden & Kundengruppen basieren. Ein dynamisches CRM-System ermöglicht zudem eine nahtlose Kommunikation über verschiedene Kanäle (E-Mail, Social Media, unterschiedliche Messanger, Livechats oder Chatbots…), was die Kundeninteraktion verbessert.
• Schnelle Implementierung und Skalierbarkeit: Ein großer Vorteil eines Systems wie HubSpot ist seine schnelle Implementierung und Flexibilität. Neue Features, Tools und Integrationen können ohne aufwendige Updates oder Anpassungen sofort genutzt werden, was es für Unternehmen in wachstumsstarken und dynamischen Märkten ideal macht.
  

Ein weiterer Grund, warum Unternehmen von der Kombination eines ERP-Systems mit HubSpot profitieren, sind die umfassenden Zusatzfunktionen, die HubSpot über das reine CRM hinaus bietet. HubSpot ist nicht nur ein CRM, sondern eine vollumfängliche Plattform für Marketing, Vertrieb und Kundenservice. Zu den wichtigsten Features zählen:

• Marketing-Automatisierung: HubSpot ermöglicht es, Marketing-Kampagnen gezielt und automatisiert zu steuern. Von E-Mail-Marketing über Social Media bis hin zu SEO – die Plattform bietet Tools, um Leads zu generieren und Kunden gezielt anzusprechen.
• Vertriebsautomatisierung: HubSpot erleichtert den Vertriebsteams die Arbeit, indem es den gesamten Verkaufsprozess von der Lead-Generierung bis zum Vertragsabschluss abbildet und automatisiert. Dadurch können Vertriebsmitarbeiter sich auf den Aufbau und die Pflege von Beziehungen konzentrieren.
• Kundensupport: Der Kundenservice ist ein zentraler Bestandteil jedes erfolgreichen Unternehmens. Mit HubSpot können Unternehmen den Kundenservice durch Helpdesk-Funktionen, Live-Chats und ein Ticketsystem optimieren und so für eine bessere Kundenbindung sorgen.

Der entscheidende Punkt ist, dass HubSpot problemlos in ein bestehendes ERP-System integriert werden kann. Mittels moderner Schnittstellen (APIs) können Daten zwischen den beiden Systemen synchronisiert werden. Die nahtlose Verbindung bedeutet, dass alle wichtigen Daten wie Kundenstammdaten, Bestellhistorien und Finanzinformationen im ERP-System verwaltet werden können, während HubSpot die CRM- und Marketing-Aktivitäten steuert. Diese Integration hat zahlreiche Vorteile:

• Echtzeit-Datenzugriff: Vertriebsmitarbeiter haben jederzeit Zugriff auf die aktuellsten Kundendaten aus dem ERP-System, um fundierte Entscheidungen zu treffen.
• Keine doppelten Dateneingaben: Durch die Synchronisation der Systeme entfällt die Notwendigkeit, Daten doppelt zu pflegen, was die Effizienz erheblich steigert.
• Bessere Zusammenarbeit zwischen Abteilungen: Vertrieb, Marketing und Kundenservice arbeiten auf der Grundlage derselben, stets aktuellen Informationen, was zu einer besseren Koordination und Kundenbetreuung führt.

Ein wesentlicher Bestandteil kann hier ein sogenannter «Integration Layer» sein – wie das der NORTH Data Hub ist. Eine vorbereitete API-Schnittstelle um Hubspot optimal in die bestehende Systemlandschaft zu integrieren.

Eine häufige Sorge bei der Einführung eines zusätzlichen Systems wie HubSpot ist, dass die Mitarbeiter dann mit mehreren Tools arbeiten und diese pflegen müssen. Doch das lässt sich in vielen Fällen verhindern – und genau hier liegt ein weiterer Vorteil der Integration von HubSpot in ein ERP-System.

Durch eine klare Abgrenzung der Verantwortlichkeiten und durch die optimale Nutzung der Stärken beider Systeme können Unternehmen sicherstellen, dass die verschiedenen Abteilungen nur mit den Systemen arbeiten, die für ihre jeweiligen Aufgaben relevant sind. Zum Beispiel:

• Vertriebsteams können sich voll auf HubSpot konzentrieren, um Kunden zu verfolgen, Verkaufschancen zu identifizieren und mit Marketing-Tools zu arbeiten, während das ERP-System im Hintergrund die Auftragsabwicklung und Rechnungsstellung übernimmt.
• Finanzabteilungen müssen sich nicht um die Vertriebsaktivitäten in HubSpot kümmern, sondern haben im ERP-System Zugriff auf alle relevanten Finanz- und Abrechnungsdaten.
• Automatisierte Datenübertragung: Durch eine reibungslose Synchronisation werden alle relevanten Daten zwischen den beiden Systemen ausgetauscht, ohne dass Mitarbeiter zwischen HubSpot und dem ERP-System hin- und herwechseln müssen. So werden doppelte Dateneingaben vermieden und die Nutzer arbeiten nur in dem System, das sie für ihre Aufgaben benötigen.

Dies führt zu einer effizienten und klaren Trennung der Aufgabenbereiche und verhindert unnötige Komplexität. Die Mitarbeiter arbeiten mit den Systemen, die für ihre spezifischen Rollen optimiert sind, während die Integration im Hintergrund für einen reibungslosen Datenaustausch sorgt.

Die Kombination eines ERP-Systems mit HubSpot bietet einen ganzheitlichen Ansatz, der den Unternehmen erlaubt, sich nicht nur auf interne Geschäftsprozesse zu konzentrieren, sondern auch auf eine gewinnbringende Pflege der Kundenbeziehung. Unternehmen, die beide Systeme nutzen, haben einen klaren Wettbewerbsvorteil:

• Mehr Flexibilität und Dynamik: Während das ERP-System die internen Abläufe optimiert, sorgt HubSpot für eine dynamische Kundeninteraktion und ermöglicht es, schneller auf Kundenwünsche und -bedürfnisse zu reagieren.
• Zukunftssicherheit: HubSpot wächst mit den Anforderungen des Unternehmens. Neue Tools und Funktionen werden regelmäßig hinzugefügt, was das System zukunftssicher macht und eine flexible Skalierbarkeit bietet.
• Zentralisierte Steuerung von Marketing, Vertrieb und Service: HubSpot als CRM ermöglicht es, alle kundenorientierten Prozesse in einer zentralen Plattform zu bündeln, während das ERP sich auf die internen Prozesse konzentriert.

Es macht für viele Unternehmen Sinn, ein dynamisches CRM wie HubSpot zusätzlich zu ihrem bestehenden ERP-System zu nutzen. Die Vorteile liegen auf der Hand: HubSpot bietet nicht nur eine leistungsfähige CRM-Lösung, sondern auch umfangreiche Marketing-, Vertriebs- und Service-Tools, die für eine umfassende Kundenbetreuung unerlässlich sind. Durch die nahtlose Integration mit dem ERP-System können Unternehmen das Beste aus beiden Welten nutzen – operative Effizienz im ERP und maximale Kundenorientierung durch HubSpot. Klare Abgrenzungen in den Arbeitsbereichen und eine durchdachte Integration stellen zudem sicher, dass Mitarbeiter nicht mit mehreren Systemen überfordert werden, sondern effizient und zielgerichtet arbeiten können. Dies führt zu einer verbesserten Kundenbindung, gesteigerten Umsätzen und letztlich zu nachhaltigem Unternehmenserfolg.